L’istituto è disciplinato dagli artt. 22 e seguenti della legge n. 241 del 1990, nonché dal decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184 (“Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi”).
L’istanza può essere presentata da chi ha un “interesse diretto, concreto e attuale”, collegato a una situazione giuridicamente tutelata e connessa al documento oggetto di richiesta di accesso; in sede di accesso documentale, non sono tuttavia ammesse richieste finalizzate a un controllo generalizzato dell’attività amministrativa.
Diversamente, se l’obiettivo dell’accesso è di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico è necessario presentare una richiesta di accesso civico generalizzato (d.lgs. 33/2013, art. 5 , comma 2).